แฟ้มสะสมงาน (Portfolio) คือ เครื่องมือรวบรวมข้อมูลหลักฐานการทำงานและการเรียนรู้ของเจ้าของแฟ้ม สิ่งสำคัญ คือ การจัดเก็บข้อมูลและนำเสนอข้อมูลต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของแฟ้มซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ
1. เครื่องมือสำหรับการเรียนรู้ โดยใช้บันทึกสิ่งที่เรียนรู้ การแสดงความคิดเห็นที่เกิดจากการทำงาน การค้นคว้าข้อมูล
2. เครื่องมือที่สำหรับแสดงสมรรถนะ แสดงความเชี่ยวชาญ ความรู้ ทัศนะและทัศนคติของเจ้าของแฟ้มในงานของตน
3. เครื่องมือสำหรับการประเมิน ทั้งการประเมินความก้าวหน้า (formative evaluation) ประเมินกระบวนการทำงาน และ การประเมินผลลัพธ์ (summative evaluation) ประเมินผลงานที่เป็นผลจากการดำเนินงาน การประเมินจะต้องแสดงให้เห็นทั้งจุดอ่อนและจุดแข็ง สำหรับวางแผนการพัฒนาสมรรถนะในอนาคต
แฟ้มสะสมงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-portfolio) เป็นระบบสำหรับการสร้างแฟ้มสะสมผลงาน โดยสามารถใช้งานผ่านทางอินเตอร์ พร้อมกับชื่อผู้ใช้งานและรหัสผ่าน เช่นเดียวกับระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย มีเครื่องมือสำหรับการสร้างแฟ้มสะสมงานอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งในส่วนของข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว และการจัดการเอกสารต่าง ๆ โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาซึ่งผู้ตรวจก็สามารถทำการเข้าสู่ระบบเพื่อทำการตรวจแฟ้มสะสมผลงานผ่านทางอินเตอร์เน็ตได้เช่นเดียวกัน
ดังนั้นมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต นำแฟ้มสะสมผลงานอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นส่วนหนึ่งของการประเมินสมรรถนะการทำงานของบุคลากรตามกรอบสมรรถนะของมหาวิทยาลัยตามตำแหน่งงาน ทั้งในส่วนของเจ้าหน้าที่สายวิชาการ และสายสนับสนุน โดยอ้างอิงตามเกณฑ์การประเมิณ ป.มสด.1 (ผลสัมฤทธิ์ของงาน) และ ป.มสด.2 (พฤติกรรมการปฏิบัติงาน)
ประโยชน์ในการนำแฟ้มสะสมงานอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน
1. ลดการใช้ทรัพยากรสำนักงาน เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ เป็นต้น
2. สะดวกต่อการบริหารจัดการ สามารถส่งข้อมูลที่เป็นทั้ง ภาพ เสียงและภาพเคลื่อนไหว สำหรับกิจกรรมและภาระงานต่างๆ ที่ได้รับมอบหมาย ได้ทุกที่ ทุกเวลา
3. สะดวกสำหรับผู้บริหารในการพิจารณาผลการประเมินสมรรถนะของบุคลากรในสายบังคับบัญชา
